ফাইল মেন্যু (File Menu)

ফাইল মেন্যু (File Menu)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের প্রথম মেনু হচ্ছে ফাইল (File) মেনু। এই মেনুর সাহায্যে ডকুমেন্ট এর লেখা সংরক্ষণ (সেভ) করা, সাম্প্রতিক তৈরি করা ফাইল দেখা, ক্লোজ করা, প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা, নতুন ফাইল তৈরি করা, পূর্বের সেভ করা ফাইল ওপেন করা, ডকুমেন্টের পেজের সাইজ, মার্জিন নির্ধারণ করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি কাজ করা হয়ে থাকে। আমরা ধারাবাহিক ভাবে ফাইল মেন্যুর সাব মেন্যুগুলোর কাজ সম্পর্কে জানবো।

1.    Save (কী বোর্ড শর্ট কাট কী: Ctrl+S): কাজ করার পর প্রয়োজনীয় যে কোন ডকুমেন্ট কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতে হয়।কোন ডকুমেন্ট/ফাইলকে সেভ করার জন্য File Menu-এর এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার করতে হয়। কোন ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে হলে File এক্লিক করতে হবে তারপর Save এ ক্লিক করতে হবে অথবা কী বোর্ড থেকে শর্ট কাট কী Ctrl চেপে রেখে S চাপতে হবে।

তাহলে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। যা নিম্নরূপঃ

উক্ত ডায়লগ বক্সের File name-Box-এ ফাইলটি কোথায় সেভ হবে তা দেখিয়ে দিতে হবে।এই দেখিয়ে দেয়াকে ফাইল লোকেশান বলে। নতুনদের উদ্দেশ্যে পরামর্শ হচ্ছে ভুল করেও প্রয়োজনীয় ফাইল My Documents এ সেভ করবেন না। কেননা, কোন কারনে আপনার কম্পিউটার ফরমেট দেয়ার প্রয়োজন হলে আপনার ফাইলটিকে উদ্ধার করতে পারবেন না। যা লোকাল ডিস্ক সি ড্রাইভ/My Documents এর পরিবর্তে অ্ন্য যে কোন ড্রাইভে রাখলে শতবার ফরমেট দেয়ার পরও ফাইল/ডকুমেন্টটি উদ্ধার করা সম্ভব হবে (যদি আপনার Hard Disk সম্পূর্ণ নষ্ট না হয়ে যায়)। উল্লেখ্য, যে কোন ডকুমেন্ট/ফাইলের নাম দেয়ার সময় কাজের সাথে মিল রেখে নাম দিলে পরবর্তীতে তা উদ্ধার করা সহজ হবে। যেমন- আপনি একটি প্রয়োজনীয় দরখাস্ত লিখে নাম দিলেন abc যা আপনি পরবর্তীতে ভুলে যেতেই পারেন; তার পরিবর্তে আপনি যদি ফাইলের নাম Application দিয়ে সেভ করেন তাহলে পরবর্তীতে সহজেই তা খুজে বের করতে পারবেন।  

আপনার জ্ঞাতার্থে জানাচ্ছি যে, আপনার কম্পিউটারে যে কয়টি ড্রাইভ আছে [C:, D:, E:] তার প্রত্যেকটিতে আপনি আপনার নামে Folder খুলতে পারবেন। আর Folder খোলা তেমন কঠিন কিছুই নয়। আপনি আপনার ডেস্কটপ কিংবা ল্যাপটপ স্কীনের Computer আইকন থেকে থাকলে Computer আইকনে আর যদি My Computer আইকন থাকে তাতে ডাবল ক্লিক করুন। নিম্নরূপ আসবেঃ

এখান থেকে D:, E: অথবা F: এ ক্লিক করলে নিম্নরূপ কিছু Folder দেখা যাবে (থেকে থাকলে):

উপরোক্ত বক্সের ডান কিংবা নীচের খালি অংশে মাউসের ডান বাটনে ক্লিক করলে নিম্নের চিত্রের ন্যায় একটি ঝুলন্ত মেনু দেখা যাবেঃ

উক্ত মেনুর New- Option এ ক্লিক করলে আরেকটি সাব মেনু আসবে। যাতে Folder নামে একটি অপশন থাকবে। তাতে ক্লিক করলে New Folder নামে একটি বক্স আসবে। যা নিম্নরূপঃ

লক্ষ্য করুন, New folder লেখাটি অটোমেটিক সিলেক্ট হয়ে আছে যার পরিবর্তে আপনি আপনার নাম লিখতে পারবেন। অর্থাৎ এভাবে আপনি যে কোন ড্রাইভে নিজ নামে ফোল্ডার তৈরি করে নিতে পারবেন। এরপর আপনি যদি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কোন ফাইল সেভ করতে চান তাহলে File name box-এ লিখুন F:\Shafayet\Application (F:\আপনার নাম\ফাইলের নাম) তারপর Save বাটনে ক্লিক করুন।

2.   Save As (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী F12): উপরোক্ত নিয়মে সেভ করা ফাইলটি অন্য আরেকটি নামে সেভ করার জন্য Save Asসাবমেন্যু ব্যবহার হয়। এই পক্রিয়াটি সেভ করার মতই। Save As অপশনে ক্লিক করলেও ফাইলটি আগে থেকে সেভ করা না থাকলে প্রথমে সেভ হবে আর যদি আগে থেকে সেভ করা থেকে থাকে তাহলে ফাইলটির নতুন একটি কপি তৈরি হবে। উল্লেখ্য, একই ফোল্ডারে একই নামে একাধিক ফাইল সেভ হবে না বরং নাম পরিবর্তন করে দিতে হবে।

3.  Open (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+O): আগের Save করা কোন ফাইলকে ডেস্কটপ/ল্যাপটপ স্ক্রীনে আনতে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়।এক্ষেত্রে প্রথমে File থেকে Open এ ক্লিক করলে একটি ডায়ালগবক্স আসবে। এখান থেকে আমাদের Save করা ফাইল সিলেক্ট করে কিংবা ফাইল লোকেশন লিখে (F:\Shafayet\Application) Open কমান্ড বাটনে এ ক্লিক করতে হবে। তাহলে Save করা ফাইল Scrin বা পর্দায় প্রদর্শিত হবে।

4.  Close (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+W): কাজ করার সময় যদি স্ক্রীনে সচল করা ফাইলটি বন্ধ করার প্রয়োজন হয় তাহলে এই সাবমেন্যুরসাহায্যে তা করা হয়। এক্ষেত্রে File এ ক্লিক করে Close এ ক্লিক করতে হবে কিংবা উপরে উল্লেখিত কী ব্যবহার করতে হবে। ডকুমেন্টটিসেভ না থাকলে সেভ করতে চান কিনা তার জন্য একটি চেক বক্স আসবে। এখানে সেভ করতে চাইলে Yes সেভ না করতে চাইলে No তে ক্লিককরুন।

5.    Info: উক্ত অপশনের সাহায্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড টিউটরিয়াল সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য জানতে পারবে। 

6.   Recent: উক্ত অপশনের মাধ্যমে সম্প্রতি কাজ করা ফাইলগুলোর লিষ্ট দেখা যাবে এবং প্রয়োজনীয় ফাইল এই লিষ্টে ক্লিক করে ওপেন বা খোলা যাবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word)

7.   New (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+N): উক্ত সাবমেন্যুর সাহায্যে নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করা হয়। একটি ফাইলের কাজ করা শেষ হওয়ার পর নতুন ফাইলের দরকার হলে ফাইল মেন্যুতে ক্লিক করে New এ ক্লিক করলে একটা Task Pane বক্স আসবে-এ Task Pane বক্সথেকে Create এ ক্লিক করলে একটি নতুন পেইজ ওপেন হবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word)

Bangla Computer School IT-Vander

8.    Print (কী-বোর্ড শর্ট কাট কী Ctrl+P): কাজ শেষে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টের লেখা প্রিন্ট করতে হলে এই সাব মেন্যুর ব্যবহার হয়। তবে খেয়ালরাখতে হবে প্রিন্ট দিতে হলে কম্পিউটারে অবশ্যই প্রিন্টার সফটওয়্যার ইনস্টল থাকতে হবে এবং কম্পিউটারের সাথে ডাটা কেবল দিয়ে প্রিন্টারটি সংযুক্তথাকতে হবে, এরপর প্রিন্টারটি অন করুন। File থেকে Print এ ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। এখান থেকে উপরে Printer Name বক্সথেকে যে প্রিন্টারে প্রিন্ট করবেন তা সিলেক্ট করতে হবে। তারপর Page Range থেকে All নির্বাচন করুন যদি ডকুমেন্টের সব পেজ প্রিন্ট করতে চান, অথবা Current Page নির্বাচন করুন যদি যে পেজে কার্সর আসে সে পেজ প্রিন্ট করতে চান, অথবা Pages এ পৃষ্ঠা নম্বর দিন যেগুলো প্রিন্ট করতেচান। এখানে যদি আমি 1-5 এই রকম দেই তাহলে ১ থেকে ৫ নং পৃষ্ঠা পর্যন্ত প্রিন্ট হবে, এরপর Copies বক্স থেকে আপনি কত কপি প্রিন্ট চান তা টাইপকরে দিন। তারপর সবশেষে OK তে ক্লিক করলে প্রিন্ট শুরু হবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word)

9.  Save & Send: ইন্টারনেট সংযোগ থাকা অবস্থায় এই সাব মেন্যুর সাহায্যে ডকুমেন্টের যাবতীয় তথ্য সেভ করে রাখারা পাশাপাশি ই-মেইল করা যাবে।

  

10. Help: এই সাব মেনুর সাহায্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বিষয়ে আপনার কোন কিছু সাহায্যের প্রয়োজন হলে অপশনটি ব্যবহার করে অনায়াসে সমস্যার সমাধান করতে পারবেন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (Microsoft Word)

 Bangla Computer School IT-Vander

11. Options: এই সাব মেনুটি অত্যন্ত প্রয়োজনীয়। কেননা আপনি ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয় সেটিং এখান থেকে ঠিক করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ বলা যায়- ডকুমেন্টে টেক্সট বাউন্ডারী থাকবে কি থাকবে না, স্ক্রীনে স্কেল শো করবে কি করবে না, টুলবারের ধরন কি হবে ইত্যাদি উক্ত সাব মেনু থেকে নিয়ন্ত্রণ করা যায়।

 

12. Exit (শর্ট কাট কী Alt+F4): মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে বের হয়ে যেতে হলে এই সাবমেন্যুটি ব্যবহার হয়। কিছু লেখার পর (সকল লেখা মুছে ফেলা হলেও) ডকুমেন্ট/ফাইলটি বন্ধ করতে চাইলে File মেনুর Exit সাব মেনুতে ক্লিক করুন। ডকুমেন্ট টি সবশেষে সেভ না থাকলে একটিউইন্ডো আসবে। আপনি যদি সব শেষ অবস্থা সেভ করতে চান তাহলে Yes এবং সেভ না করতে চাইলে No বাটন-এ ক্লিক করুন।